Einordnung von Anforderungen.

Ablage, Zugriff und Export im Blick

E-Mails und Anhänge auffindbar machen.

Postfach & Archiv - je nach Umsetzung

Bei der Auswahl einer E-Mail-Archivierungssoftware sollten neben unternehmensspezifischen Interessen auch generell alle juristischen, wirtschaftlichen und technischen Anforderungen berücksichtigt werden.

Datenschutz:
Die Archivierung erfolgt revisionssicher und unter Berücksichtigung der DSGVO (Zugriffskontrollen, Protokollierung, Zweckbindung).

Grundlagen Umsetzungsvarianten Abgrenzung & Stolperfallen

Flexibles Speichermanagement 

Je nach Umsetzung lassen sich Postfach und Archiv getrennt verwalten.

Zertifizierungen 

Relevante Vorgaben (z. B. GoBD/DSGVO) müssen abgedeckt und dokumentiert sein.

Backup und Restore

Backups bleiben sinnvoll – unabhängig von der Archivierung.

Nutzerfreundlichkeit

Anwender sollten wie gewohnt mit Outlook, Browser oder mobil über Tablets und Smartphones auf ihre archivierten E-Mails zugreifen können. 

Fit for Purpose 

Die Lösung sollte zur Größe, IT-Umgebung und Zuständigkeit passen.

Kurze Einordnung

Welche Umsetzungsform passt zur Umgebung?

Typische Umsetzungsvarianten:

  • Provider-Archivierung (Add-on)
    z. B. STRATO Mail-Archivierung, IONOS E-Mail-Archivierung.
  • Spezialisierte Archivlösung (providerunabhängig)
    z. B. MailStore – einsetzbar mit Microsoft 365, Exchange, Google Workspace oder IMAP-Postfächern.
    (je nach Umgebung auch weitere Anbieter wie Hornetsecurity)
  • Plattform-Archiv (z. B. Microsoft 365)
    Exchange Online Archiving ist verfügbar, deckt jedoch nicht automatisch alle GoBD-Anforderungen ab und wird daher oft nur als Option betrachtet.

Wo liegen die Postfächer (Provider/M365/Google)?

Wie viele Benutzer und Shared Mailboxes gibt es?

Wie erfolgt der Versand (Outlook, mobil, SMTP-Geräte, Scanner)?

Welche Suche/Exports werden benötigt?

Wer darf zugreifen (Rollen/Rechte) und wer nicht?

Welche Export-/Nachweisanforderungen gibt es?

Welche Postfächer müssen archiviert werden (ein-/ausgehend)?

Wie lange sollen Daten aufbewahrt werden

Ich ordne Ihre Umgebung kurz ein und zeige passende Optionen.

Rückfrage zur bestehenden E-Mail-Archivierung

Kurze Angaben genügen – ich melde mich mit einer passenden Empfehlung.

Bitte geben Sie eine kurze Beschreibung Ihrer derzeitigen Situation.

Land

Mit dem Absenden bestätige ich, dass die mittels des Formulars versendeten Informationen vollständig und korrekt sind.